マイナンバーの企業対応

平成27年10月〜11月にかけて、順次12ケタの個人番号が全国民に郵送されます。
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この番号は、社員の社会保険や税金の手続きの際に記載する必要が出てきますが、実は、企業における番号の取扱いは厳しく、情報漏えいしようものなら一番重いもので「4年以下の懲役 または200万円以下の罰金」が適用される事となります。

「うちは何も対策ができていない!」と気持ちが焦られている企業様、ご安心ください。

当法人のこのサイトを読んで、今から対策に取り掛かかれば大丈夫!!

 

〜基本の「き」〜

マイナンバーの対象となる事項や業務とは?


税務関係 税務署等へ提出する確定申告・届出書・調書など
※具体的には住民税。源泉所得税、その他税金の納付書などです
社会保障関係 労働関係:雇用保険取得・喪失、失業に関する給付、労災における給付等
年金関係:厚生年金、共済年金、確定給付年金手続等
医療関係:介護保険、健康保険に関する手続等
福祉関係:児童手当、生活保護の手続き等
地位法公共団体における事務関係 社会保障、地方税、防災の関する事務等

 




マイナンバーって?


日本に住み、住民登録している赤ちゃんを含めた国民・外国人全てに通知される個人番号の事を言います。

通知は、下記の様な通知カードと個人番号カード交付申請書が一緒になった形式のものが、平成27年10月〜11月頃、簡易書留で住民票上の住所に送られてくる予定です。

通知カードは、あくまでも番号通知のためだけに配られるものですが、個人番号カードは身分証の代わりにもなるといわれており、カード交付申請を提出すると、平成28年1月くらいに市区町村窓口で受け取れる事となっています。

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DVなどの被害にあっていて、住民票の住所に住んでいない場合は?

 

以下、総務省のサイトより転載。

  ・東日本大震災による被災者

  ・ドメスティック・バイオレンス(DV)、ストーカー行為等、児童虐待等の被害者(以下「DV等被害者」といいます。)

   の方で、住民票を残して、別の場所(居所)にお住まいの方や、

  ・長期間にわたって医療機関・施設等に入院・入所することが見込まれ、かつ、入院・入所期間中は住所地に誰も居住していない方

などについては、住民票の住所地では通知カードを受け取ることができないこと、また、住民票の住所地に送付された通知カードをDV等の加害者が受け取ってしまうことも想定されます。

 

住民票の住所地と異なる場所(居所)にお住まいの方は、居所に生活の本拠がある場合にはそこに住民票を異動していただくことが基本(※)ですが、上記のような方については、現在お住まいの場所(居所)をご登録いただければ、そこに通知カードを送付することも可能ですので、該当する方は居所情報の登録申請をお願いします。

※ 番号利用法の施行日(本年10月5日)前に現在お住まいの場所(居所)の市区町村に転入をしていただければ、そこに通知カードが送付されるようになりますので、ご検討をお願いします。
(なお、DV等被害者の方は、転入した市区町村に対して「DV等支援措置」を申し出てください。申出により「DV等支援対象者」となった場合には、ご自身の転入先の新しい住所について、加害者が「住民基本台帳の一部の写しの閲覧」、「住民票の写し等の交付」及び「戸籍の附票の写しの交付」の請求によって知ろうとしても、これらの請求を制限する措置が講じられます。)

※ 運転免許証やパスポートなどの本人確認書類がDV等の加害者などの第三者が保有している可能性がある場合には、第三者による「なりすまし」のおそれがありますので、現在お住まいの場所(居所)のある市区町村への転入とDV等支援措置の申出をご検討ください。詳しくは、お近くの市区町村にお尋ねください。

現在お住まいの居所の登録(居所登録)の方法

現在お住まいの居所に通知カードを送付するための居所登録の方法は以下のとおりです。

次に該当する方は、居所への通知カードの送付が可能です。

  • 東日本大震災により被災し、住所地以外の場所へ避難している方
  • DV等被害者で、住所地以外の場所へ移動している方
  • 医療機関・施設等への長期の入院・入所が見込まれ、かつ、住所地に誰も居住していない方
  • 上記以外の方で、やむを得ない理由により住所地において通知カードの送付を受けることができない方

「通知カードの送付先に係る居所登録申請書」を入手し、氏名、居所、やむを得ない理由などの情報を記入してください。(申請書は、以下からダウンロードいただくか、お近くの市区町村でも入手できます。)

平成27年8月24日(月)から9月25日(金)までに(持参又は必着)、申請書を住民票のある市区町村に持参又は郵送してください(政令指定都市に住民票がある方は、区役所に持参又は郵送してください。)。その際、以下の書類を添付してください。

  • 申請者の本人確認書類(運転免許証、住民基本台帳カード(顔写真付きのものに限る)など)
  • 居所に居住していることを証する書類(公共料金の領収書など)
  • 代理人の代理権を証明する書類(委任状など)[代理人が申請する場合]
  • 代理人の本人確認書類(運転免許証、住民基本台帳カード(顔写真付きのものに限る)など)[代理人が申請する場合]

詳しくは、申請書の注意事項をご覧ください。




個人番号は報告してもらうの? 
 
平成28年1月から手続きに番号を記載しなければならないものも出てきます。 よって、企業側は10月から12月にかけて社員に個人番号を報告してもらわなければなりません。 
 


マイナンバーでの注意点は?
  
マイナンバーは番号法という法律で定められていて、厳しい取扱いを求められています。たとえ、家族でも勝手に家族の番号を手続きの際、記載する事は法違反にあたります。 また、番号を報告してもらう企業は、番号が記載された書類は施錠できる引出しやID付のパソコン、クラウド上などに保管し、必要でなくなった書類は番号部分を黒く塗りつぶしシュレッダーにかけるなどして廃棄するようにしなければいけません。




〜実 務 編 (概要)〜

 担当者・対応部署の決定

法人であろうが個人業であろうが、マイナンバーに対応する担当者、対応部署をまずは決定しましょう。j002.jpg
マイナンバーを取り扱えるのは、この決定された者のみという事になります。
 就業規則の変更

常時10人以上の従業員を使用している企業では、就業規則の作成・届出が義務付けられていますが、就業規則があればマイナンバーに対する基本的対応について記載する必要が出てきます。
また、従業員が101人以上いる企業であれば「安全管理措置取扱規程」などの策定も必要となります。


 従業員への周知 

国民の半数は知らないというマイナンバー制度。
今後、従業員の皆さんには従業員本人や扶養家族のマイナンバーを報告してもらうため、マイナンバーに関して周知する必要があります。
その際、正しく住民登録がなされているか確認し、もし居所と違う住民登録がなされている場合、マイナンバー通知が届かない事を記載したうえで、必要に応じた住所変更を行う事を勧めてなくてはならないでしょう。


 マイナンバーの把握方法の決定

マイナンバーの報告を受けるには、企業側が使用目的を明示する事が必要になります。
報告を受ける対象は、アルバイト、パートを含め全従業員が対象ですが、派遣社員は派遣先との雇用契約はありませんので対象外となります。
マイナンバーの報告に際して行わなければならないのが、本人確認です。通知カードによる確認でしたら免許証などで本人確認を行なう必要があります。

 
 社労士や税理士に企業が委託している場合

企業が社会保険や税務に関して、社労士や税理士に委託している場合、マイナンバーに関する取扱いなど新たに追加した契約の締結が必要となります。
また、委託先からマイナンバーに関する情報漏えいあった場合、委託元である企業においてもその責任を負う事となるため、企業には委託先の監督する義務が生じてきます。
例えば、社労士においては事務所規模にもよりますが
1.特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針を策定しているか?
2.特定個人情報等の取扱い規程が策定されているか?
3.物理的安全管理措置はなされているか?
 ・来客スペースと執務スペースの分離がなされているか?
 ・特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等への施錠はあるか?
 ・特定個人情報ファイルを取扱うPCは、セキュリティーワイヤー等により固定されているか?
 ・外部からの不正アクセス等の防止措置がなされているか?

〜社会保険労務士法人サムライブレインでの取組例〜

1. 「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」の策定 
2. 「特定個人情報取扱規程」の策定 

3. 当法人の取組「 安心のマイナンバー独立集中管理で御社の社会保険手続業務・給与計算業務を代行!」

 社労士法人サムライブレインでは、三菱電機ビジネスシステムの 「社会保険労務士システム(ARDIOアルディオ)」を利用し、同社提供の「マイナンバーロッカー」を採用して、マイナンバーのみ暗号化し独立集中管理することで、漏えい対策を強化しています。

さらに、オフィスのネットワークセキュリティは、堅牢な統合脅威管理機能を持つSWIFTBOXを導入し不正なアクセスを遮断。

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※ 内閣府大臣官房番号制度担当室より マイナンバー広報用ロゴマークの使用承認を受け使用しています。

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